Integriteitscode
Wij vinden integer werken heel belangrijk. Dat geldt zeker voor het werken met onze klanten die kwetsbaar zijn door de positie waarin ze terecht zijn gekomen. Als gezamenlijke voedselbanken in Nederland hebben wij daarom een aantal regels opgesteld over hoe wij de integriteit van ons werk kunnen bevorderen en bewaken. Speciale aandacht hebben wij daarbij voor ongewenst gedrag van medewerkers. Kijk hier voor de landelijke Integriteitscode die door onze organisatie van harte wordt onderschreven en die wij ook binnen onze organisatie actief uitdragen.
Vertrouwenspersonen
Bij het werken voor de voedselbank kun je als vrijwilliger te maken krijgen met ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of agressie en geweld op de werkvloer. Je kunt natuurlijk met je probleem naar een coördinator of bestuurslid toegaan. Maar soms bestaat de behoefte om met iemand anders, meer anoniem, vertrouwelijk te praten. Daarvoor zijn er vertrouwenspersonen waarvan iedere vrijwilliger van onze organisatie gebruik kan maken. Neem dan contact op met één van de landelijke vertrouwenspersonen voor de voedselbanken. Ze zijn hier te vinden. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en adviseert. De vertrouwenspersoon vertelt niemand dat er contact is gezocht tenzij de vrijwilliger daarmee heeft ingestemd. Samen met jou bekijkt de vertrouwenspersoon wat er nodig is, zodat jij jouw werk als vrijwilliger weer veilig en met plezier kunt doen. Jij houdt zelf de regie over het proces; de vertrouwenspersoon staat je daarin bij. De vertrouwenspersoon is er ook voor andere misstanden, zoals (vermoedens van) diefstal, fraude en oneerlijk verdelen van voedsel. Maak er zo nodig gebruik van.
Formele klachten
Wilt u echter toch een formele klacht indienen dan moet uw klacht schriftelijk worden ingediend bij het bestuur van de Voedselbank. Dat kan per brief: Persoonlijk en vertrouwelijk Secretariaat Stichting Voedselbank Veenendaal t.a.v. Het bestuur, Postbus 987, 3900 AZ Veenendaal
of per e-mail: voorzitter@voedselbankveenendaal.nl
In uw brief of e-mail geeft u zo duidelijk mogelijk aan waarover uw klacht gaat (geef in de onderwerpregel aan dat het persoonlijk en vertrouwelijk is). Denk bijvoorbeeld aan: • de datum en plaats van de gebeurtenis; • de (voor)naam van de persoon of personen die bij de gebeurtenis was of waren betrokken en/of een beschrijving van de situatie; en • de reden van uw klacht: waarom vindt u het belangrijk dat het bestuur van de Voedselbank op de hoogte is van deze gebeurtenis en hiernaar onderzoek zal gaan doen?
Uw klacht moet uw voor- en achternaam bevatten en de wijze waarop het bestuur van de Voedselbank u kan bereiken (telefoonnummer, postadres en/of mailadres). Ontbreekt deze informatie dan kan het moeilijk zijn om de klacht te onderzoeken. Het bestuur van de Voedselbank kan dan beslissen anonieme klachten niet in behandeling te nemen. Dit neemt niet weg dat in overleg met het bestuur van de Voedselbank uw identiteit niet bekend wordt gemaakt aan degene over wie de klacht gaat.
Als de klacht één of meer bestuurders betreft zal de klacht vertrouwelijk worden behandeld door de overige bestuursleden. Het bestuur van de Voedselbank is niet gehouden een klacht in behandeling te nemen als de klacht betrekking heeft op een situatie die meer dan een jaar vóór het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden, tenzij de klacht (seksueel) grensoverschrijdend gedrag betreft. Het bestuur kan echter besluiten ook andere klachten toch te onderzoeken als de ernst van de situatie daarom vraagt.
Binnen één week na ontvangst van uw klacht krijgt u een ontvangstbevestiging van het bestuur van de Voedselbank. In deze ontvangstbevestiging geeft het bestuur van de Voedselbank de verdere wijze van behandeling van uw klacht aan. Ook geeft het bestuur van de Voedselbank aan binnen welke periode het bestuur van de Voedselbank uw klacht zal afhandelen. Als het bestuur van de Voedselbank de klacht niet onderzoekt, zal het bestuur dat aan u meedelen. Het bestuur van de Voedselbank streeft ernaar de klacht zo snel mogelijk te onderzoeken en af te handelen. Zorgvuldigheid en een evenwichtige afweging van belangen zijn echter ook belangrijk. Het bestuur van de Voedselbank zal zowel met u (klager) als met degene over wie de klacht gaat spreken om ieders kant van het verhaal te horen. Als u dat wilt, kunt u zich tijdens dat gesprek laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. U bepaalt dat zelf in overleg met de vertrouwenspersoon. Soms zal het bestuur van de Voedselbank ook anderen willen spreken om zo een goed beeld van de situatie te krijgen. Het bestuur van de Voedselbank informeert u over de uitkomsten van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele maatregelen die het bestuur van de Voedselbank heeft genomen of nog zal nemen naar aanleiding van de klacht. Deze rapportage kan op hoofdlijnen zijn, ter bescherming van de privacy van betrokken personen.
Een redelijke termijn om u te informeren over de uitkomsten van het onderzoek is zes (6) weken na ontvangst van de klacht. Als het bestuur van de Voedselbank meer tijd nodig heeft voor het onderzoek deelt het bestuur van de Voedselbank dat aan u mee en geeft daarbij aan binnen welke termijn u dan wel zal worden geïnformeerd over de uitkomsten van het onderzoek. Het bestuur informeert ook degene(n) over wie u heeft geklaagd over de uitkomsten van het onderzoek, zo nodig op hoofdlijnen. Iedereen die betrokken is bij een klachtenprocedure en/of in dat kader wordt gehoord door het bestuur van de Voedselbank, is verplicht tot geheimhouding ten aanzien van alles waarvan hij/zij kennisneemt in verband met de behandeling van de klacht. Het bestuur van de Voedselbank ziet toe op naleving van deze geheimhoudingsplicht.